§1. Cel dokumentu

Niniejsza Polityka określa zasady współpracy z mediami tradycyjnymi i elektronicznymi w związku z realizacją Akademii Wenus 2026, w tym Nagród Jakości Gali Wenus, publikacji Albumu Wenus oraz działań informacyjno-promocyjnych organizowanych przez Akademię Wenus.

§2. Charakter i etos projektu

Akademia Wenus jest niezależnym, eksperckim projektem branżowym, promującym najwyższe standardy jakości, etyki i wiedzy w dziedzinie medycyny estetycznej i anti-aging.

Projekt ma charakter środowiskowy i medialny, a współpraca z mediami ma na celu wspieranie:

• promocji nominowanych i laureatów Akademii Wenus,

• edukacji branżowej i upowszechniania dobrych praktyk,

• integracji środowiska oraz budowania prestiżu polskiej medycyny estetycznej na arenie międzynarodowej.

§3. Zasady współpracy z mediami

Organizator udostępnia wybranym partnerom medialnym i dziennikarzom informacje, zdjęcia, wywiady oraz materiały prasowe dotyczące Nagrody Wenus, Gali Wenus i uczestników projektu.

Media zainteresowane patronatem, współpracą lub relacjonowaniem wydarzenia zobowiązane są do kontaktu z Organizatorem i uzyskania zgody na wykorzystanie materiałów objętych prawem autorskim lub know-how projektu.

Oficjalnymi nazwami dopuszczonymi w komunikacji medialnej są:

• „Akademia Wenus” (nazwa instytucji),

• „Nagrody Jakości” (pełna nazwa wyróżnienia),

•  „Gala Wenus” (skrócona marka medialna),

• „Statuetka Wenus” (symbol nagrody).

§4. Zasady udostępniania materiałów prasowych

Organizator zastrzega, że:

• wszystkie materiały prasowe oraz zdjęcia mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu promocji projektu i jego uczestników,

• treści i grafiki nie mogą być zmieniane ani używane w sposób, który narusza etos projektu lub wprowadza odbiorców w błąd,

• informacje niejawne (np. lista laureatów przed Galą) objęte są klauzulą poufności do momentu oficjalnego ogłoszenia.

Wszelkie publikacje powinny zawierać oznaczenie źródła:
„materiały Akademii Wenus / www.galawenus.pl”

§5. Patronat medialny

Organizator przyznaje tytuł Patrona Medialnego Akademii Wenus wybranym redakcjom, które:

• wspierają projekt publikacjami przed i po wydarzeniu,

• udostępniają informacje o naborze zgłoszeń oraz nominacjach,

• deklarują udział przedstawiciela redakcji w Gali Wenus.

Patron medialny otrzymuje:

• ekspozycję logotypu na stronie internetowej, zaproszeniach i materiałach promocyjnych,

• możliwość publikacji relacji z Gali z wykorzystaniem oficjalnych zdjęć i materiałów,

• 1–2 zaproszenia dla redakcji na Galę Wenus.

§6. Ochrona know-how

Koncepcja projektu, struktura kategorii, narzędzia komunikacji oraz oprawa medialna stanowią chronione know-how Organizatora.

Powielanie, kopiowanie lub wykorzystywanie elementów identyfikacji wizualnej, nazw, grafik i opisów bez pisemnej zgody Organizatora jest zabronione.

§7. Obowiązki patrona medialnego Akademii Wenus

Promocja wydarzenia i projektu

• Publikacja co najmniej jednej zapowiedzi medialnej (artykułu, informacji prasowej lub wzmianki) przed wydarzeniem Gala Wenus 2026.

• Umieszczenie informacji o otwarciu naboru lub procesie nominacji do Nagród Jakości.

• Promocja projektu w kanałach online lub offline (portal internetowy, social media, magazyn branżowy, newsletter).

Terminy realizacji obowiązków

• Zapowiedź medialna związana z Galą Wenus powinna zostać opublikowana najpóźniej 14 dni (2 tygodnie) przed wydarzeniem.

• Publikacja informacji o nominacjach powinna nastąpić w terminie do 7 dni od otrzymania oficjalnego pakietu prasowego.

• Relacja z Gali Wenus powinna zostać opublikowana w terminie do 21 dni po wydarzeniu (o ile patron zobowiązał się do jej przygotowania).

Forma przekazywania materiałów prasowych

• Organizator dostarcza patronowi medialnemu materiały prasowe w formie elektronicznej: zdjęcia, teksty informacyjne, logotypy, oficjalne opisy projektu, przygotowane cytaty eksperckie lub fragmenty z Albumu Wenus 2026.

• Materiały przekazywane są w formie pakietu prasowego (press pack) przesyłanego mailowo lub poprzez link do pobrania plików.

• Patron medialny może korzystać wyłącznie z materiałów zatwierdzonych przez Organizatora i zobowiązuje się nie modyfikować ich treści bez zgody.

Współpraca redakcyjna

• Patron medialny zapewnia możliwość publikacji treści dostarczonych przez Organizatora lub materiałów stworzonych przez redakcję, przygotowanych zgodnie z zasadami etosu projektu.

• Patron, w miarę możliwości, wspiera publikacje przedstawiające nominowanych, laureatów oraz idee projektu.

Logotyp i oznaczenia

• Patron medialny umieszcza logotyp Akademii Wenus lub Gali Wenus w widocznym miejscu na stronie patronatów lub w sekcji wydarzeń branżowych.

• Patron zobowiązuje się stosować oznaczenie:
  „Patronat medialny: Gala Wenus / Akademia Wenus”

Zasady wizerunkowe i poufność

• Publikacje zawierające informacje poufne (np. nieogłoszone nazwiska laureatów) wymagają wcześniejszej akceptacji Organizatora.

• Patron publikuje informacje rzetelnie, zgodnie z zasadami neutralności, bez naruszania dobrego imienia uczestników projektu oraz etosu Akademii Wenus.

Relacja z Gali Wenus

• W miarę możliwości patron przygotowuje relację, reportaż, wywiady lub materiał multimedialny z wydarzenia Gala Wenus 2026.

• Patron może korzystać z materiałów własnych oraz oficjalnych materiałów Organizatora.

Kontakt operacyjny

• Patron medialny wyznacza osobę odpowiedzialną za kontakt operacyjny ze strony redakcji.

• Organizator wyznacza koordynatora ds. współpracy medialnej odpowiedzialnego za przekazywanie materiałów, akredytacje i wsparcie komunikacyjne.

Dane kontaktowe obu stron powinny zostać przekazane mailowo nie później niż 14 dni od rozpoczęcia współpracy.

§8. Klauzula RODO i przetwarzania danych

Administratorem danych osobowych patronów medialnych jest Pharma Medical House sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie.

Dane są przetwarzane w celu realizacji współpracy medialnej, kontaktu operacyjnego, udostępnienia materiałów promocyjnych oraz organizacji udziału przedstawicieli mediów w Gali Wenus.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO.

Pełna informacja o przetwarzaniu danych znajduje się w Polityce prywatności dostępnej na stronie www.galawenus.pl.

§8a. Umowa patronacka

Pomiędzy Organizatorem a każdym Patronem Medialnym zostanie zawarta indywidualna umowa barterowa, określająca szczegółowe świadczenia obu stron.

§9. Kontakt dla mediów

Wszystkie zapytania prasowe, akredytacje oraz zgłoszenia współpracy prosimy kierować na:
📧 jgrabarczyk@galawenus.pl
📞 +48 602 767 735
🌐 www.galawenus.pl